ASSISTANT FORMATION (H/F)

2 postes à pourvoir Activités principales -Utilisation quotidienne du logiciel de gestion et de suivi des formations Gesform -Accueil physique et téléphonique et information du personnel médical et non médical, de l’encadrement, des formateurs, des organismes de formation et des établissements extérieurs -Suivi pédagogique en cours d’année : contacts fréquents avec les organismes, les formateurs, les agents formés, l’encadrement -Contacts avec les organismes de formation pour déterminer les conditions financières et pédagogiques de la mise en place de certaines formations, en lien avec le responsable formation continue -Formalités d’inscriptions auprès des organismes de formation -Contacts avec les organismes et les formateurs internes retenus afin d’établir le calendrier, obtenir des précisions concernant les intervenants et leurs exigences dans le cadre de leurs interventions -Rédaction et suivi de conventions avec des établissements extérieurs -Réception des conventions et mise à la signature après vérification attentive des termes pédagogiques et financiers, en lien avec le responsable formation continue -Gestion des salles et du matériel pédagogique (recherche des salles disponibles pour l’animation des formations, du matériel nécessaire à l’animation, des fournitures, suivi de la planification, ouverture et fermeture des salles avec préparation -Accueil des formateurs internes ou des organismes de formation au sein du service formation lors la dispensation des formations -Rédaction des fiches de présentation des actions de formation et diffusion auprès de l’encadrement -Information à l’encadrement concernant leurs éventuelles interrogations sur la mise en place des formations -Gestion et suivi des inscriptions individuelles et collectives -Rédaction des autorisations de stage à destination des agents formés avant tout départ en formation -Suivi du présentiel avec listes d’émargement à adresser aux organismes -Règlement des factures et suivi des échéanciers -Saisie des états de frais de déplacement, d’hébergement et de traitement sous Gesform -Suivi financier des actions de formation (facturation ANFH, remboursements aux agents) -Suivi des dépenses en cours d’année avec suivi des fluctuations et clôture des dossiers en fin d’exercice -Gestion des remboursements et titres de recettes auprès des établissements ou stagiaires extérieurs -Gestion administrative des dispositifs individuels (Préparation aux concours, études promotionnelles, formations diplômantes : masters, DU/DIU, bilan de compétences, congé de formation professionnelle, validation des acquis de l’expérience…) -Statistiques diverses sur le plan de formation en cours et réalisé -Participation à la préparation des Commissions de formation -Concernant les formations médicales, transmission trimestrielle, à la direction des affaires médicales, des dates de formations suivies par les médecins