FP Territoriale Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 6 jours
Assistant administratif - consultation de dossiers actifs (h/f) - Département des Hauts-de-Seine
Conseils départementaux (ouvre un nouvel onglet) — Conseils départementaux
Localisation
Hauts-de-Seine (92), France (92)
Publication
23 octobre 2026
Date limite
22 décembre 2026
Domaine
Ressources humaines
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
Vous assurez le traitement administratif des demandes de consultation des dossiers actifs des enfants confiés à l'Aide sociale à l'enfance (ASE).
Vous participez à la préparation des dossiers, à leur mise à disposition dans le respect des procédures établies et assurez le suivi administratif des demandes et la traçabilité des opérations réalisées.
Assurer la réception et l'enregistrement des demandes de consultation des dossiers actifs des enfants confiés à l'Aide sociale à l'enfance (ASE).
• Vérifier la complétude des demandes ;
• Identifier le circuit de traitement applicable ;
• Assurer le suivi administratif des demandes conformément aux procédures en vigueur.
• Orienter les demandes relevant de l’exercice des droits prévus par le RGPD vers le délégué à la protection des données ;
Préparer les dossiers en vue de leur consultation.
• Rechercher et rassembler les pièces nécessaires ;
• Vérifier la présence des documents attendus ;
• Apprécier la communicabilité des documents au regard des dispositions législatives et réglementaires en vigueur
• Assurer la reproduction des dossiers et la préparation matérielle des consultations.
Préparer à la préparation des documents communicables.
• Réaliser les opérations d'occultation selon les consignes et procédures définies ;
• Veiller à la confidentialité des informations contenues dans les dossiers ;
• S'assurer de la conformité des documents préparés avant leur communication.
En lien avec le gestionnaire des dossiers administratifs clos, appuyer le traitement et le suivi des demandes de consultation des dossiers archivés.
• Participer à l’occultation des dossiers archivés
• Partager les informations nécessaires au traitement des dossiers ;
Assurer le suivi administratif et la traçabilité des consultations.
• Mettre à jour les outils de suivi ;
• Archiver les documents liés aux demandes traitées ;
• Rendre compte de l'activité à sa hiérarchie et signaler les situations nécessitant un appui particulier.
Compétences attendues
Vous assurez le traitement administratif des demandes de consultation des dossiers actifs des enfants confiés à l'Aide sociale à l'enfance (ASE).Vous participez à la préparation des dossiers, à leur mise à disposition dans le respect des procédures établies et assurez le suivi administratif des demandes et la traçabilité des opérations réalisées.Assurer la réception et l'enregistrement des demandes de consultation des dossiers actifs des enfants confiés à l'Aide sociale à l'enfance (ASE).• Vérifier la complétude des demandes ;• Identifier le circuit de traitement applicable ;• Assurer le suivi administratif des demandes conformément aux procédures en vigueur.• Orienter les demandes relevant de l’exercice des droits prévus par le RGPD vers le délégué à la protection des données ;Préparer les dossiers en vue de leur consultation.• Rechercher et rassembler les pièces nécessaires ;• Vérifier la présence des documents attendus ;• Apprécier la communicabilité des documents au regard des dispositions législatives et réglementaires en vigueur• Assurer la reproduction des dossiers et la préparation matérielle des consultations.Préparer à la préparation des documents communicables.• Réaliser les opérations d'occultation selon les consignes et procédures définies ;• Veiller à la confidentialité des informations contenues dans les dossiers ;• S'assurer de la conformité des documents préparés avant leur communication.En lien avec le gestionnaire des dossiers administratifs clos, appuyer le traitement et le suivi des demandes de consultation des dossiers archivés.• Participer à l’occultation des dossiers archivés • Partager les informations nécessaires au traitement des dossiers ;Assurer le suivi administratif et la traçabilité des consultations.• Mettre à jour les outils de suivi ;• Archiver les documents liés aux demandes traitées ;• Rendre compte de l'activité à sa hiérarchie et signaler les situations nécessitant un appui particulier.
Profil attendu
- Adjoint administratif titulaire ou à défaut contractuel
- Environnement administratif et institutionnel ;
- Environnement professionnel du domaine d’activité ;
- Technique de rédaction administrative
- Logiciels/outils bureautiques et multimédia (Word, Excel,…)
- Connaissance du cadre juridique applicable à l’accès aux documents administratifs
- Travailler en transversalité
- Appliquer une réglementation et des procédures spécifiques
- Savoir analyser des documents et des réglementations
- Capacité rédactionnelle et de synthèse
- Assurer le suivi administratif et la traçabilité des dossiers
- Appliquer une réglementation et des procédures spécifiques
- Sens des relations humaines et du service public
- Discrétion ;
- Réactivité ;
- Rigueur ;
- Adaptabilité ;
Conditions d'exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Informations complémentaires
https://recrutement.hauts-de-seine.fr/nos-offres-demploi
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Cadre juridique
Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Métier de référence
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
Comprendre ce poste
Ce poste s'inscrit dans le fonctionnement de l'Aide sociale à l'enfance, dispositif départemental chargé de la protection des mineurs et des jeunes majeurs en difficulté. Les dossiers des enfants confiés à l'ASE contiennent des informations personnelles et sensibles, dont la communication est strictement encadrée. La fonction consiste à traiter les demandes de consultation de ces dossiers actifs : réception, vérification, préparation des pièces et suivi administratif. Elle joue ainsi un rôle d'interface entre les usagers ou leurs représentants, les services éducatifs et les instances juridiques du département.
Le recrutement dans ce cadre
Le recrutement est ouvert aux titulaires et aux contractuels, ce qui signifie qu'un concours n'est pas forcément exigé pour accéder au poste. Le emploi relève de la catégorie C, qui correspond aux fonctions d'exécution et de mise en œuvre des procédures. Dans la fonction publique territoriale, le grade d'adjoint administratif permet des évolutions vers des grades supérieurs par la voie des concours internes ou des examens professionnels.
Conseils pour candidater
- Mettez en avant toute expérience dans la gestion de dossiers confidentiels ou dans l'application de procédures écrites, en citant des exemples concrets de traçabilité et de suivi.
- Préparez-vous aux questions sur le cadre juridique de l'accès aux documents administratifs et sur le RGPD, en vous appuyant sur des notions simples comme la communicabilité et l'orientation des demandes de droits.
- Valorisez votre maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et votre capacité à rédiger de manière claire et synthétique, compétences attendues pour la rédaction des pièces et le suivi des demandes.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. O092261023000260Fonction publique territoriale