FP Territoriale Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 6 jours

Secrétaire d'antenne (h/f) - Département des Hauts-de-Seine

Conseils départementaux (ouvre un nouvel onglet) — Conseils départementaux

Localisation

Allier (03), France (03)

Publication

23 octobre 2026

Date limite

22 décembre 2026

Domaine

Direction et pilotage des politiques publiques

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Sous l'appui du responsable d’antenne du site de Montluçon, vous êtes chargée du secrétariat de l’antenne et êtes également la personne ressource pour le suivi des démarches juridiques liées à l’identité des enfants confiés, vous assurez aussi les tâches administratives liées aux situations des jeunes majeurs. - Gestion administrative et secrétariat : organiser les réunions et rendez-vous, rédiger et saisir les courriers, assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus. - Accueil et gestion du courrier : assurer l’accueil physique et téléphonique du service, ainsi que la gestion du courrier entrant et sortant. Gestion et suivi des dossiers administratifs : assurer le suivi des demandes de formation, des vacances de postes et des conventions de stage, ainsi que des déclarations de sinistres dans le respect des délais et des procédures. - Gestion du temps de travail et suivi des situations administratives : assurer la gestion du logiciel Octime, accompagner les utilisateurs en lien avec le référent RH et suivre les dossiers relatifs à la continuité de la prise en charge des jeunes majeurs, aux droits sociaux et à l’identité des enfants. - Missions transversales et continuité de service : assurer le rôle de référent archives et contribuer à la continuité du secrétariat social d’équipe en assurant les remplacements nécessaires.

Compétences attendues

Sous l'appui du responsable d’antenne du site de Montluçon, vous êtes chargée du secrétariat de l’antenne et êtes également la personne ressource pour le suivi des démarches juridiques liées à l’identité des enfants confiés, vous assurez aussi les tâches administratives liées aux situations des jeunes majeurs.- Gestion administrative et secrétariat : organiser les réunions et rendez-vous, rédiger et saisir les courriers, assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.- Accueil et gestion du courrier : assurer l’accueil physique et téléphonique du service, ainsi que la gestion du courrier entrant et sortant. Gestion et suivi des dossiers administratifs : assurer le suivi des demandes de formation, des vacances de postes et des conventions de stage, ainsi que des déclarations de sinistres dans le respect des délais et des procédures.- Gestion du temps de travail et suivi des situations administratives : assurer la gestion du logiciel Octime, accompagner les utilisateurs en lien avec le référent RH et suivre les dossiers relatifs à la continuité de la prise en charge des jeunes majeurs, aux droits sociaux et à l’identité des enfants.- Missions transversales et continuité de service : assurer le rôle de référent archives et contribuer à la continuité du secrétariat social d’équipe en assurant les remplacements nécessaires.

Profil attendu

- Adjoint administratif territorial titulaire ou à défaut contractuel - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et capacité à utiliser les logiciels métiers Octime et SOLIS-ASE. - Capacités rédactionnelles et aptitude à assurer le suivi administratif des dossiers. - Sens de l’organisation, rigueur, réactivité et capacité à gérer les priorités. - Qualités relationnelles, discrétion professionnelle, esprit d’initiative et aptitude au travail en équipe. - Intérêt pour le secteur social et médico-social et sensibilité à l’accompagnement des publics en difficulté.

Conditions d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Informations complémentaires

https://recrutement.hauts-de-seine.fr/ Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Cadre juridique

Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Comprendre ce poste

Le poste de secrétaire d'antenne s'inscrit dans le fonctionnement d'un service départemental de l'aide sociale à l'enfance, implanté ici sur le site de Montluçon, dans l'Allier, alors que l'offre renvoie au Département des Hauts-de-Seine. Il assure le soutien administratif d'une équipe placée sous l'autorité d'un responsable d'antenne, en veillant à la continuité du service et à la bonne tenue des dossiers. Au quotidien, il s'agit de gérer l'accueil, le courrier, l'organisation des réunions et la rédaction des comptes rendus, tout en suivant des dossiers à forte dimension juridique, notamment ceux touchant à l'identité des enfants confiés. Ce rôle de pivot contribue directement à la fiabilité et à la traçabilité du travail social mené auprès de publics fragiles.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste est ouvert aux fonctionnaires titulaires comme aux agents contractuels, dans le cadre de la fonction publique territoriale, et relève de la catégorie C, correspondant au grade d'adjoint administratif. Le profil visé est celui d'un adjoint administratif territorial, titulaire ou à défaut contractuel. Pour un agent de catégorie C, les perspectives d'évolution passent principalement par les concours et examens professionnels de la filière administrative, permettant l'accès au grade de rédacteur territorial.

Conseils pour candidater

Mettez en avant votre maîtrise concrète d'Octime et de SOLIS-ASE, ou d'outils de gestion de temps et de dossiers comparables : le poste prévoit un rôle d'accompagnement des utilisateurs, ce qui valorise une expérience de formation ou d'appui interne.
Illustrez votre rigueur par des exemples précis de suivi de délais et de procédures (conventions de stage, demandes de formation, déclarations de sinistres), en évoquant les méthodes que vous avez utilisées pour ne rien laisser passer.
Précisez votre intérêt pour le secteur social et médico-social et, si possible, toute expérience auprès de publics en difficulté, en veillant à démontrer votre discrétion professionnelle dans le traitement d'informations confidentielles.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. O092261023000790Fonction publique territoriale