FP d'État Cat. CEmploi ouvert uniquement aux contractuelsIl y a 2 jours

Assistant-e en gestion adminsitrative SEFCA

Université Bourgogne Europe (UBE) (ouvre un nouvel onglet) — Université Bourgogne Europe (UBE)

Localisation

Cote d'Or (21), France (21)

Publication

27 octobre 2026

Date limite

26 novembre 2026

Domaine

Direction et pilotage des politiques publiques

Missions principales

Sous l'autorité de l'adjoint au responsable administratif du SEFCA, vous assurez des missions administratives variées en collaboration étroite avec les équipes administratives et pédagogiques, la direction, les apprenants, les intervenants et les partenaires. Ce poste polyvalent requiert une capacité à gérer simultanément différentes activités et à s'adapter à des interlocuteurs divers. Secrétariat de Direction - Assurer la gestion de l’agenda de la direction (prise de rendez-vous, organisation) - Gérer le courrier entrant et sortant - Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs (physique, téléphone, mail) Inscriptions administratives (IA) - Saisir les inscriptions administratives dans les applications dédiées - Vérifier la complétude des dossiers d’inscription (pièces justificatives) - Effectuer les mises à jour et corrections simples - Classer et archiver les dossiers administratifs des stagiaires - Appliquer les procédures et consignes liées aux inscriptions Appui administratif à la direction - Mettre en forme des documents administratifs (courriers, notes simples) - Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, logistique) - Assurer le classement et l’archivage des documents - Participer à la circulation de l’information interne Une autre partie des missions concerne la Gestion des émargements (≈ 50%) - Collecter et vérifier la complétude des feuilles d’émargement (signatures, dates, horaires) - Identifier les anomalies ou pièces manquantes - Effectuer les relances auprès des formateurs et intervenants - Saisir et mettre à jour les données de présence - Classer et archiver les justificatifs conformément aux consignes - Vérifier la cohérence entre émargements et planning - Transmettre les dossiers complets aux gestionnaires

Compétences attendues

Sous l'autorité de l'adjoint au responsable administratif du SEFCA, vous assurez des missions administratives variées en collaboration étroite avec les équipes administratives et pédagogiques, la direction, les apprenants, les intervenants et les partenaires. Ce poste polyvalent requiert une capacité à gérer simultanément différentes activités et à s'adapter à des interlocuteurs divers.Secrétariat de DirectionAssurer la gestion de l’agenda de la direction (prise de rendez-vous, organisation)Gérer le courrier entrant et sortantAccueillir, informer et orienter les interlocuteurs (physique, téléphone, mail)Inscriptions administratives (IA)Saisir les inscriptions administratives dans les applications dédiéesVérifier la complétude des dossiers d’inscription (pièces justificatives)Effectuer les mises à jour et corrections simplesClasser et archiver les dossiers administratifs des stagiairesAppliquer les procédures et consignes liées aux inscriptionsAppui administratif à la directionMettre en forme des documents administratifs (courriers, notes simples)Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, logistique)Assurer le classement et l’archivage des documentsParticiper à la circulation de l’information interneUne autre partie des missions concerne la Gestion des émargements (≈ 50%)Collecter et vérifier la complétude des feuilles d’émargement (signatures, dates, horaires)Identifier les anomalies ou pièces manquantesEffectuer les relances auprès des formateurs et intervenantsSaisir et mettre à jour les données de présenceClasser et archiver les justificatifs conformément aux consignesVérifier la cohérence entre émargements et planningTransmettre les dossiers complets aux gestionnaires

Profil attendu

Formation et/ou expérience dans le domaine administratif, du secrétariat ou de la gestion. Une expérience dans des fonctions administratives, de secrétariat ou de gestion de la scolarité/formation professionnelle est appréciée, tout comme une expérience dans un environnement d'enseignement supérieur ou de formation continue. Compétences techniques - Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative ; - Maîtrise des outils bureautiques et capacité à s'adapter à de nouveaux logiciels métiers ; - Capacité à appliquer des procédures administratives et à respecter les échéances ; - Aptitude à contrôler la conformité de dossiers administratifs ; - Qualités rédactionnelles et maîtrise de l'expression écrite ; - Capacité à gérer simultanément plusieurs activités, à prioriser les tâches, à saisir des données avec fiabilité - Maîtrise des outils numériques et des méthodes d'archivage documentaire. - Capacité à accueillir et informer des usagers Vous êtes reconnu(e) pour : - Votre rigueur et votre sens du détail ; - Votre organisation et votre méthode de travail ; - Votre discrétion professionnelle et votre respect de la confidentialité ; - Votre réactivité et votre capacité d'adaptation ; - Votre sens du service et votre aisance relationnelle ; - Votre capacité à travailler en équipe et à communiquer avec des interlocuteurs variés.

Conditions d'exercice

Contrat et conditions d'exercice - Début de contrat prévisible : 07/12/2026 - Contrat, catégorie C, 12 mois, renouvelable - Temps complet - Télétravail possible après période d’intégration - Rémunération : 1871€ brut selon expérience et parcours professionnel

Informations complémentaires

Date limite de candidature : Jeudi 26 novembre 2026 Dossier de candidature : CV et Lettre de motivation

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Comprendre ce poste

Le SEFCA (Service de formation continue et d'alternance) est une structure d'appui à la formation tout au long de la vie au sein d'une université. L'assistant ou l'assistante de direction y assure la liaison entre la direction, les équipes pédagogiques et administratives, ainsi que les publics accueillis. Au quotidien, le poste combine l'organisation de l'agenda et du courrier de la direction, l'accueil physique, téléphonique et électronique, ainsi que la gestion des inscriptions administratives des stagiaires : vérification des pièces, saisie dans les applications métiers, classement des dossiers. Ce rôle de premier niveau garantit la fluidité et la fiabilité des démarches qui conditionnent l'accès à la formation dans le service public.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste est ouvert uniquement aux contractuels, sans passage par un concours, ce qui implique une sélection sur dossier et entretien. Il relève de la catégorie C de la fonction publique d'État, correspondant à des missions d'exécution et d'application de procédures. Les perspectives d'évolution existent au sein de la filière administrative, notamment par la voie des concours internes ou de l'accès à des emplois de catégorie B après une expérience significative.

Conseils pour candidater

Mettez en avant des exemples concrets de gestion d'agenda ou de courrier pour un responsable, en précisant le volume et la complexité des tâches traitées.
Illustrez votre rigueur dans la vérification de dossiers ou la tenue de classements, par exemple via des procédures de contrôle que vous avez appliquées.
Si vous avez déjà utilisé des logiciels de gestion de scolarité ou de formation, citez-les nommément et décrivez l'usage fait, car la capacité à s'adapter à de nouveaux outils est explicitement attendue.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2452767Fonction publique d'État