Assistant du Maire h/f - SAINTE-FOY-LES-LYON

Placée sous l’autorité direct du Maire et en lien avec la Directrice de cabinet, l’assistant du Maire assure l’organisation quotidienne de son activité. Intégré au cabinet, il constitue un point d’entrée privilégié pour les élus, les services municipaux, les partenaires institutionnels et les administrés.Il contribue à la bonne organisation de l’agenda du Maire, à la gestion de ses sollicitations et à la fluidité des échanges entre le Maire, le cabinet et les différents interlocuteurs de la collectivité.Missions d’accueil et de gestion administrative : • Assurer l’accueil téléphonique du cabinet et du secrétariat du Maire • Veiller à la gestion quotidienne et l’optimisation de l’agenda du Maire • Garantir la réception, le tri, l’orientation, le suivi des courriers et courriels adressés au Maire et apporter un premier niveau de réponse aux demandes courantes lorsque cela est possible. • Organiser les rendez-vous, réunions, déplacements en lien avec le collaborateur de cabinet • Participer au point régulier avec le Maire • Réaliser la revue de presse • Gérer les tâches quotidiennes administratives du cabinet et tenir à jour les fichiers de contacts utiles • Assurer le suivi de certains dossiers, relances et demandes internes afin de faciliter le traitement des dossiers du cabinet • Assurer l’enregistrement et la mise à jour des informations nécessaires dans les outils de suivi du cabinet • Accueillir les visiteurs, élus, partenaires institutionnels, administrés et personnalités reçus par le Maire • Gérer la comptabilité inhérent au service (bons de commande, factures, suivi du budget) • Faire le lien avec l’assistante du Directeur Général des Services et être le relai en cas d’absence Préparation, organisation et suivi des rencontres et évènements en lien avec le Cabinet du Maire • Préparer les rendez-vous et les réunions en lien avec le collaborateur de cabinet et la Directrice de cabinet et les services concernés (logistique matériel et opérationnel, relations avec acteurs locaux de restauration) • Préparer certains courriers simples ou courriels, invitations, accusés de réception ou réponses administratives ; • Participer à l’organisation des évènements protocolaires (aide à l’installation en lien avec le service logistique) et des réunions d’élus en lien avec le collaborateur de cabinet (besoins logistiques, suivi des commandes)

Exigence du poste • Disponibilité et souplesse dans l’organisation du travail Savoir • Bonne connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale appréciée • Excellente expression orale et bonne qualité rédactionnelle Savoir-faire • Maîtrise des outils bureautiques et des outils informatiques • Excellentes capacités d’organisation et d’anticipation • Très grande rigueur dans la gestion d’agenda • Capacité à hiérarchiser les urgences et les priorités • Sens de l’accueil et qualités relationnelles • Capacité à gérer de nombreuses sollicitations simultanément Savoir être • Sens du service public • Réactivité et capacité d’adaptation • Autonome et polyvalent • Discrétion absolue et respect de la confidentialité • Diplomatie, sang-froid et maîtrise de soi • Capacité à travailler en proximité immédiate avec des élus

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

- Cadre de vie dynamique et agréable : réseau de bus dans toute la ville, 46 hectares d'espaces verts qui sont ainsi répartis à travers la commune : parcs, jardins, squares, coulée verte du Grand Vallon et Hauts du Bois... - Titre restaurant d'une valeur faciale de 8€ - Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics - Rémunération statutaire + IFSE + 1 fois/an CIA + 13ème mois - 25 jours de congés annuels + 15 jours de RTT (+ 2jrs de fractionnement ) - Participation employeur pour la Mutuelle et la Prévoyance - Prestation d'actions sociales : Participation prestation garde d'enfant, centre de loisirs avec ou sans hébergement - Amicale du personnel : Noël (arbre de Noël) , Sorties (avantages collectivités couleur CE)... Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.