ASSISTANT.E-SECRETAIRE UNITES REGULATION TRANSPORTS ET CONTROLE DES TRANSPORTS TERRESTRES

L'enjeu majeur de ce poste est d'assurer les tâches administratives et financières spécifiques au bon fonctionnement de la régulation et du contrôle des transports - avec notamment 2 antennes en sites distants - tout en assurant, en lien avec l'autre assistant.e-secrétaire, le secrétariat du service IST. Pour les unités CTT et RT : · assurer l'accueil, la gestion du courrier, le suivi des agendas et des congés, l'approvisionnement en fournitures, l'archivage... en lien avec les antennes de contrôle, · appui pour préparer les réunions, · appui à l'organisation des commissions territoriales de sanctions administratives (CTSA), · appui pour la gestion du personnel (échanges avec le service en charge des ressources humaines, relais sur l'outil de gestion des temps CASPER), · gestion comptable et financière du BOP 203, · saisie et suivi des engagements juridiques, service fait, · suivi des commandes et des paiements, · suivi de la consommation budgétaire, · échanges avec les fournisseurs, · interface avec la division Finances (service facturier) de la DREAL, · gestion des frais de déplacement, · établir l'état mensuel des contrôles en horaires décalés, · assurer les permanences téléphoniques du registre et orienter les entreprises de transport de marchandises et de voyageurs, · mise à jour site intranet/internet. Pour l'unité HSV : · relais comptable sur le BOP 174. Intérim du secrétariat IST : · gestion du courrier du service, · assurer l'accueil du service, · gérer l'organisation et les déplacements du chef de service, de son adjoint, et des agents des autres divisions. Liaison hiérarchique : Positionnement dans la structure : placé sous l'autorité du responsable de division TRSV Interlocuteurs internes : · agents du service, en particulier le responsable de la division TRSV, les chefs d'unités de la division, les gestionnaires de registres et les agents de contrôle, · antennes extérieures ou unités départementales (UD), · secrétariat de direction et d'autres services, · service en charge des ressources humaines, autres services supports (service factu-rier, mission communication, ...). Interlocuteurs externes : · Parquets, · Préfecture de région et Préfectures de département, · Ministère, · professionnels du transport routier, · organismes de formation, · conducteurs. Responsabilités tenant au poste : · assister les chefs d'unités et le chef de division dans le fonctionnement de leurs activités, · échanges réguliers avec deux antennes CTT distantes, · nécessité de discrétion par rapport aux activités RH notamment.