agent d'accueil polyvalent - GLEIZE

Assurer l’accueil général de la mairie, délivrer tous les actes d’état civil de compétence communale et répondre à toutes les démarches concernant les affaires générales des administrés MISSIONS PRINCIPALES : ACCUEIL : - Assurer l’accueil téléphonique et physique des administrés/ usagers - Orienter et assurer en premier lieu le traitement des demandes des usagers : renseignements divers concernant toutes les activités de la commune - Veiller à la bonne tenue des locaux accueillant du public : propreté (hall d’entrée), rangement, accessibilité, sécurité - Assurer un filtrage des visiteurs de la mairie AFFAIRES GENERALES : - Réceptionner le courrier entrant livré par la Poste, - Affranchir quotidiennement le courrier et les recommandés, les envois en nombre pour les différents services de la mairie, assurer le suivi des compteurs de courrier et mettre à jour le tableau de suivi du budget affranchissement - Assurer l’ouverture du courrier et le tri par services en l’absence de l’agent en charge au secrétariat général - Assurer une juste information des administrés sur la procédure de demande de titres, assurer la gestion du planning quotidien des rendez-vous des cartes d’identité, passeport et des annulations - Recueillir, traiter les demandes en respectant la procédure ANTS, assurer le lien éventuel avec le CERT (Préfecture), remplir le tableau de suivi - Réceptionner les colis arrivés des titres sécurisés, les classer dans le coffre sécurisé et remettre les titres, - Recueillir les demandes de certification d’identité numérique - Traiter des demandes de recensement militaire des jeunes - Réceptionner les registres professionnels pour signature - Suivre la boite mail générique ETAT CIVIL : - Enregistrer les courriers arrivés : demande d’actes, avis de mentions, livrets de famille dans les tableaux de bord dédiés - Délivrer aux administrés/usagers les copies d’actes d’état civil et traiter les demandes d’actes d’état civil par mail et courrier en prenant en compte la législation - Assurer le traitement des demandes transmises sur le portail « Hubee » (service public) : demandes d’actes et certificats médicaux électroniques - Assurer le suivi de la boite mail générique - Traiter les avis de mention, mise à jour des registres et tableaux de suivi Pour les deux services, veiller à la bonne tenue des dossiers : classement, rangement, archivage et alerter la hiérarchie en cas de difficulté ou de question règlementaire possible MISSIONS SECONDAIRES : - En l’absence de l’agent gestionnaire scolaire et social, traiter les demandes de transport Mobil’aide (réceptionner et envoyer au taxi), recueil des paiements périscolaires, prendre les pré-inscriptions scolaires, abonnement libellule (réception de documents)