FP Territoriale Cat. CAdministration & JuridiqueIl y a 1 mois

Secrétarait polyvalent - Urbanisme, ADS et secrétariat général - COMCO CHAMPAGNOLE NOZEROY JURA

Etablissements publics de coopération intercommunale (ouvre un nouvel onglet) — Etablissements publics de coopération intercommunale

Localisation

Jura (39), France (39)

Expérience

Débutant

Publication

23 juillet 2026

Domaine

Ressources humaines

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Poste de secrétariat polyvalent sur le service Urbanisme / ADS et le Secrétariat Général / Accueil Missions pour le service ADS (Urbanisme et Droit des Sols) Accueil et Relation Usagers • Assurer l'accueil téléphonique et physique en apportant des réponses de premier ordre aux usagers • Remplir de manière exhaustive les fiches de prise d'informations lors des appels. • Orienter efficacement les usagers vers les personnes ressources appropriées Gestion Administrative, Dématérialisation et Saisie (Cart’ads) • Saisir les dossiers papiers réceptionnés dans le logiciel Cart’ads, en veillant à la cohérence entre le demandeur et le terrain • Gérer les courriers de suivi : enregistrement au chrono, répartition dans les bannettes des instructeurs, et numérisation vers le serveur et le logiciel • Créer les pochettes pour les dossiers dématérialisés et structurer les dossiers sur le serveur selon le plan de classement en vigueur. • Gérer la boîte mail générale du service : marquer en rouge les dossiers saisis • Assurer le transfert des avis spécifiques reçus sur la boîte générale vers les messageries des instructeurs en charge. • Vérifier la bonne saisie des mairies raccordées à la plateforme Plat’AU. • Gérer et saisir les Déclarations d'Ouverture de Chantier (DOC) et les Déclarations Attestant l'Achèvement et la Conformité des Travaux (DACCT) dans Cart’ads. Suivi, Appui à l'Instruction et Logistique • Appuyer les instructeurs pour le lancement des consultations et échanger avec les divers services internes ou externes nécessaires à l’instruction des dossiers. • Suivre le tableau Excel partagé : intégration des nouveaux dossiers, respect des codes couleurs établis, et suivi des retours signés. • Gérer, relancer et suivre les arrêtés signés envoyés aux communes, avec mise à jour simultanée dans Cart’ads et le tableau de suivi. • Gérer l’archivage physique et numérique des dossiers selon la méthodologie du service. • Assurer le suivi des stocks et la commande de matériels de bureau (pochettes, fournitures, etc.). Missions pour le Secrétariat Général • Agir en appui aux agents de l’administration générale. • Assurer les remplacements en cas d’absence et durant les périodes de congés pour garantir la continuité de l’accueil du public et la gestion du standard téléphonique. • Assurer le relais de l’accueil général de la collectivité.

Compétences attendues

Poste de secrétariat polyvalent sur le service Urbanisme / ADS et le Secrétariat Général / AccueilMissions pour le service ADS (Urbanisme et Droit des Sols)Accueil et Relation Usagers• Assurer l'accueil téléphonique et physique en apportant des réponses de premier ordre aux usagers• Remplir de manière exhaustive les fiches de prise d'informations lors des appels.• Orienter efficacement les usagers vers les personnes ressources appropriéesGestion Administrative, Dématérialisation et Saisie (Cart’ads)• Saisir les dossiers papiers réceptionnés dans le logiciel Cart’ads, en veillant à la cohérence entre le demandeur et le terrain • Gérer les courriers de suivi : enregistrement au chrono, répartition dans les bannettes des instructeurs, et numérisation vers le serveur et le logiciel • Créer les pochettes pour les dossiers dématérialisés et structurer les dossiers sur le serveur selon le plan de classement en vigueur.• Gérer la boîte mail générale du service : marquer en rouge les dossiers saisis • Assurer le transfert des avis spécifiques reçus sur la boîte générale vers les messageries des instructeurs en charge.• Vérifier la bonne saisie des mairies raccordées à la plateforme Plat’AU.• Gérer et saisir les Déclarations d'Ouverture de Chantier (DOC) et les Déclarations Attestant l'Achèvement et la Conformité des Travaux (DACCT) dans Cart’ads.Suivi, Appui à l'Instruction et Logistique• Appuyer les instructeurs pour le lancement des consultations et échanger avec les divers services internes ou externes nécessaires à l’instruction des dossiers.• Suivre le tableau Excel partagé : intégration des nouveaux dossiers, respect des codes couleurs établis, et suivi des retours signés.• Gérer, relancer et suivre les arrêtés signés envoyés aux communes, avec mise à jour simultanée dans Cart’ads et le tableau de suivi.• Gérer l’archivage physique et numérique des dossiers selon la méthodologie du service.• Assurer le suivi des stocks et la commande de matériels de bureau (pochettes, fournitures, etc.).Missions pour le Secrétariat Général• Agir en appui aux agents de l’administration générale.• Assurer les remplacements en cas d’absence et durant les périodes de congés pour garantir la continuité de l’accueil du public et la gestion du standard téléphonique.• Assurer le relais de l’accueil général de la collectivité.

Profil attendu

Compétences et Qualités Attendues • Utilisation courante de l’informatique et des outils bureautiques de base (Word, Excel, internet). • Connaissances des Systèmes d'Information Géographique (SIG) et aisance dans la lecture de plans. • Forte autonomie et aisance dans la rédaction administrative. • Excellent relationnel et sens du service public. • Sens aigu de l’organisation, polyvalence et discrétion. • Capacité à rendre compte de son activité et à prendre des initiatives. • Aptitude avérée à travailler en équipe et de manière transversale avec divers interlocuteurs.

Conditions d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Informations complémentaires

Poste à pourvoir : Aout 2026 Merci de nous faire parvenir votre CV accompagné d'une lettre de motivation : • Par courrier : À l’attention de M. Le Président Communauté de communes Champagnole Nozeroy Jura 3 rue Victor Bérard, 39300 Champagnole • Par mail : [email protected] Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Cadre juridique

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Métier de référence

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

Comprendre ce poste

Ce secrétariat polyvalent occupe une position charnière dans une intercommunalité rurale : il assure l'interface entre les usagers et deux services essentiels (Urbanisme/ADS et Secrétariat Général). Au quotidien, le titulaire gère l'accueil physique et téléphonique, alimente le logiciel métier Cart'ads avec les dossiers papiers, organise la circulation des demandes auprès des instructeurs, et structure l'archivage dématérialisé. C'est un rôle d'exécution administrative qui demande rigueur et sens du service, car les délais d'instruction des dossiers d'urbanisme dépendent largement de cette gestion initiale.

Le recrutement dans ce cadre

Il s'agit d'un contrat en catégorie C dans la FPT (fonction publique territoriale), ce qui correspond à des missions d'exécution qualifiées. L'évolution reste possible vers d'autres postes administratifs du territoire ou vers une catégorie B via concours interne, mais la progression dans une petite intercommunalité rurale dépend de l'opportunité des postes disponibles.

Conseils pour candidater

Mettre en avant une maîtrise concrète des logiciels métier (Cart'ads idéalement, mais SIG et outils collaboratifs aussi) : cette compétence technique est discriminante et difficile à acquérir en formation rapide.
Structurer la lettre autour de deux axes distincts : expérience d'accueil (disponibilité, diplomatie) et aisance administrative (organisation, classement, respect de procédures) pour montrer la polyvalence recherchée.
Joindre des exemples concrets de dossiers gérés ou de procédures respectées ; le secteur public valorise la traçabilité et la démonstration du savoir-faire.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. O039260723000954Fonction publique territoriale