Assistant(e) de Direction - Mairie de Rodez

Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, vous aurez pour mission le secrétariat de direction contribuant au bon fonctionnement de l’activité administrative et à la coordination des échanges internes et externes. •Assurer le secrétariat de la Direction générale mutualisée avec Rodez Agglomération et la gestion de son agenda. En cas d’absence, interventions ponctuelles pour les services situés à proximité immédiate (assistante du Maire et assistante des élus). •Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements (réservation de salle, invitations, préparation des supports, dossiers, mise à jour de listings…). •Assurer l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la DGS. •Assurer le traitement de la messagerie générale de la Ville de Rodez et ventiler les messages aux services destinataires. •Assurer l’enregistrement du courrier arrivé dans la mairie et du courrier départ (suivi des réponses apportées dans les délais impartis). •Rédiger notes, courriers et documents de travail. • Contrôler les documents et courriers mis à signature (organisation et gestion des parapheurs, respect du modèle type, orthographe, mise en page…). • Assurer le respect des visas internes et des process de validation des parapheurs. •Suivre l’agenda, et centraliser les plannings de congés des encadrants de la collectivité, •Participer à la diffusion de l’information interne entre les services et la direction générale. •Coordonner les demandes des services auprès de la DGS et assurer la rédaction, la diffusion et le classement des notes de service •Assurer le lien entre élus et astreinte pour le bon fonctionnement des services, en lien avec les services techniques. •Assurer le classement, l’archivage.