FP Territoriale Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 1 mois

Chargée du courrier, Gestion des dossier, rendez-vous et suivi protocolaire - COMMUNE DE MIRAMAS

Communes (ouvre un nouvel onglet) — Communes

Localisation

Bouches du Rhône (13), France (13)

Publication

17 septembre 2026

Date limite

16 novembre 2026

Domaine

Direction et pilotage des politiques publiques

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Poste : Chargée du courrier du Maire et de son cabinet - Gestion des dossiers rendez-vous - Suivi protocolaire. Service : Cabinet du Maire MISSIONS : - Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du cabinet et des rendez-vous du Maire. - Suit les dossiers en liens avec les services et les gère selon l’organisation de la collectivité. - Assure la polyvalence le suivi des courriers postaux ou numériques reçus et envoyés par le Maire et toutes les obligations afférentes. OBJECTIFS : Intégrée au cabinet du Maire et placée sous l'autorité du hiérarchique de la directrice de cabinet, la chargée du courrier et des rendez-vous du Maire et du Cabinet assure la réception, la répartition, le suivi et l'élaboration des réponses ainsi que la constitutions des dossiers du Maire. ACTIVITÉS : - Réception des appels téléphoniques des administrés, des partenaires et des interlocuteurs institutionnels. - Réception, traitement et diffusion des courriers arrivés en lien avec la direction générale des services. - Réception et traitement des courriers du maire en lien avec la directrice de cabinet - Élaboration des réponses et répartition des courriers annotés par le directeur de cabinet et le maire. - Suivis des demandes auprès des services en amont et en aval du traitement - Diffusion de l'information auprès des interlocuteurs internes et externes dans la suite des "courriers de décisions" - Classement et archivage des courriers et demandes - Reporting auprès des directeur de cabinet et des membres de l'équipe cabinet - Anticipation des rendez-vous de Maire, recherche et constitution des éléments de dossiers en lien avec la directrice de cabinet. - Appui à la gestion du fichier protocolaire - Appui à la relecture de la communication du cabinet

Compétences attendues

Poste : Chargée du courrier du Maire et de son cabinet - Gestion des dossiers rendez-vous - Suivi protocolaire.Service : Cabinet du MaireMISSIONS :- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du cabinet et des rendez-vous du Maire.- Suit les dossiers en liens avec les services et les gère selon l’organisation de la collectivité. - Assure la polyvalence le suivi des courriers postaux ou numériques reçus et envoyés par le Maire et toutes les obligations afférentes. OBJECTIFS :Intégrée au cabinet du Maire et placée sous l'autorité du hiérarchique de la directrice de cabinet, la chargée du courrier et des rendez-vous du Maire et du Cabinet assure la réception, la répartition, le suivi et l'élaboration des réponses ainsi que la constitutions des dossiers du Maire. ACTIVITÉS :- Réception des appels téléphoniques des administrés, des partenaires et des interlocuteurs institutionnels.- Réception, traitement et diffusion des courriers arrivés en lien avec la direction générale des services.- Réception et traitement des courriers du maire en lien avec la directrice de cabinet- Élaboration des réponses et répartition des courriers annotés par le directeur de cabinet et le maire.- Suivis des demandes auprès des services en amont et en aval du traitement- Diffusion de l'information auprès des interlocuteurs internes et externes dans la suite des "courriers de décisions"- Classement et archivage des courriers et demandes- Reporting auprès des directeur de cabinet et des membres de l'équipe cabinet- Anticipation des rendez-vous de Maire, recherche et constitution des éléments de dossiers en lien avec la directrice de cabinet.- Appui à la gestion du fichier protocolaire- Appui à la relecture de la communication du cabinet

Profil attendu

COMPÉTENCES ATTENDUES : Savoir-faire : - Réception des appels téléphoniques - Réception, traitement et diffusion d'informations - Réalisation de travaux bureautiques - Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe - Tri, classement et archivage de documents - Suivi et mise en forme des dossiers administratifs - Exécution et suivi des procédures et décisions administratives Savoir-être : - Autonomie, facilitateur des relations - Sens de l'organisation, rigueur, réactivité - Disponibilité, initiative et anticipation - Bon relationnel, aptitude pour le travail en équipe , sens des relations humaines et diplomatie PARTICULARITES : - Travail au bureau - Horaires fixes imposées, liées à l'accueil du public, travail éventuellement le samedi par roulement. - Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services. - Respect des obligations de discrétion et de confidentialité - Disponibilité vis-a-vis du ou des cadres auprès desquels elle travaille.

Conditions d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

Informations complémentaires

Transmettre lettre de motivation + CV + diplômes à : Monsieur le Maire DRH Hôtel de ville 13140 MIRAMAS 0800 13 140 Mail : [email protected] Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Cadre juridique

Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Comprendre ce poste

Au sein du cabinet du Maire, la chargée du courrier et des rendez-vous joue un rôle de charnière entre l'élu, les services municipaux et les administrés. Elle centralise les sollicitations entrantes, qu'elles soient postales, numériques ou téléphoniques, et veille à ce qu'elles soient orientées, traitées et suivies dans les délais. Au quotidien, il s'agit de trier et diffuser le courrier, préparer l'agenda et les réunions, constituer les dossiers de l'élu et assurer le suivi protocolaire des rendez-vous. Ce métier d'assistance de direction contribue directement à la fluidité de l'action publique locale et à la qualité de la relation avec les usagers.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste, de catégorie C, est ouvert aux fonctionnaires titulaires comme aux agents contractuels, ce qui signifie que la sélection s'effectue sur dossier et entretien plutôt que par concours. Dans la fonction publique territoriale, les agents de catégorie C exercent des missions d'application et d'exécution, avec des possibilités d'évolution par concours interne ou examens professionnels vers la catégorie B, notamment dans les filières administratives.

Conseils pour candidater

Mettez en avant votre expérience de l'assistanat de direction ou du secrétariat d'élus, en précisant le volume de courrier traité et les outils de gestion utilisés (logiciels de courrier, agendas partagés, outils bureautiques).
Illustrez votre sens de la confidentialité et de la discrétion par des exemples concrets, ces qualités étant essentielles auprès d'un cabinet d'élu.
Préparez-vous à évoquer votre compréhension du fonctionnement d'une collectivité locale (circuits de décision, rôle du cabinet, relations avec les services) pour démontrer votre capacité à vous intégrer rapidement.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. O013260917000785Fonction publique territoriale