Assistant auprès du chef de service (H/F) - CONSEIL REGIONAL PROVENCE-ALPES-COTE D'AZUR

Assistant auprès du chef de service Missions : - Assister le chef de service dans son activité quotidienne - Assurer les missions de secrétariat du service - Assurer un lien entre les différents assistants des chefs de services de la Direction Activités -Assister le chef de service dans la préparation des séquences - Assister le chef de service dans la préparation de documents protocolaires - Mettre à jour quotidiennement l’agenda des séquences organisées par la direction du protocole à partir de l’agenda du Président et assurer l’envoi hebdomadaire. - Organiser toutes les semaines, en lien avec le chef de service, la réunion de service : prise de notes et rédaction des comptes rendus - faire des points quotidiens sur les réservations de salles - informer les chefs de projet des changements d’agenda ou de salle - faire circuler les informations des séquences entre les services de la direction - accueil téléphonique du service : répondre aux demandes, orienter les usagers, transmettre les messages - Suivre et mettre à jour l’agenda du chef de service (planification des rendez-vous et des réunions, réservation des salles) -Assurer la gestion des mails du chef de service : tri, dispatching, traitement, suivi et classement - Effectuer la mise en forme, la mise sous pli et l'envoi des invitations protocolaires ou des courriers pour le Président - Elaborer les badges, signalétique, etc. en lien avec le chef de projet en charge de la séquence - assister le chef de projet à l’organisation des voyages officiels du Président - Garantir la gestion des fournitures administratives via les téléprocédures - Accueillir les visiteurs et les participants aux réunions de travail organisées par le service du protocole - Participer avec l’ensemble de l’équipe aux grandes séquences organisées par le protocole - Assurer le suivi de la gestion du personnel du service (présence des agents, formations, congés, maladie, relations avec la DRH) - Représenter l’interface entre les agents et le chef de service pour les questions relevant de l’administratif et du fonctionnement du service L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations. L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.