FP d'État Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 14 jours

SECRETAIRE DE DIRECTION

Service historique de la défense (SHD) (ouvre un nouvel onglet) — Service historique de la défense (SHD)

Localisation

Val de Marne (94), France (94)

Télétravail

Oui

Management

Non

Expérience

Confirmé

Publication

15 octobre 2026

Domaine

Relation à l'usager

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Affecté/e au sein du secrétariat de direction, l’assistant/e participe à la gestion des courriers et courriels arrivée/départ de la direction (et dans ce cadre de la mise en œuvre de Cor@ail); contrôle et corrige la mise en forme des courriers/notes conformément à la charte graphique en vigueur au sein du secrétariat général de l’administration du ministère des Armées et en assure le suivi de leur réception au secrétariat à leur diffusion. Il/elle est chargé/e d’accueillir et d’orienter les correspondants (accueil physique et téléphonique [prise de RDV] ) dans le respect des protocoles de sécurité, d'assurer une assistance organisationnelle optimale à la cheffe de service et son adjoint. Il/elle tient à jour la documentation interne (notamment annuaires, Registre de Publicité des Actes Administratifs...). L’agent/e participe à la gestion des dossiers qui lui sont confiés, de l’agenda des autorités (cheffe de service et adjoint) (suivi de planning, des agendas, des tableaux de bord et rappel des échéances de la direction aux différents départements, centres et bureaux) et des déplacements desdites autorités ; ainsi que des membres de la direction (dont saisie des OM). Il/elle participe à l’organisation des réunions et divers événements du service et à l’élaboration des dossiers afférents, ainsi qu’à leur mise en œuvre opérationnelle (réservation de salle, préparation des salles…). Il/elle accompagne la modernisation du service.

Compétences attendues

Affecté/e au sein du secrétariat de direction, l’assistant/e participe à la gestion des courriers et courriels arrivée/départ de la direction (et dans ce cadre de la mise en œuvre de Cor@ail); contrôle et corrige la mise en forme des courriers/notes conformément à la charte graphique en vigueur au sein du secrétariat général de l’administration du ministère des Armées et en assure le suivi de leur réception au secrétariat à leur diffusion. Il/elle est chargé/e d’accueillir et d’orienter les correspondants (accueil physique et téléphonique [prise de RDV] ) dans le respect des protocoles de sécurité, d'assurer une assistance organisationnelle optimale à la cheffe de service et son adjoint. Il/elle tient à jour la documentation interne (notamment annuaires, Registre de Publicité des Actes Administratifs...).L’agent/e participe à la gestion des dossiers qui lui sont confiés, de l’agenda des autorités (cheffe de service et adjoint) (suivi de planning, des agendas, des tableaux de bord et rappel des échéances de la direction aux différents départements, centres et bureaux) et des déplacements desdites autorités ; ainsi que des membres de la direction (dont saisie des OM).Il/elle participe à l’organisation des réunions et divers événements du service et à l’élaboration des dossiers afférents, ainsi qu’à leur mise en œuvre opérationnelle (réservation de salle, préparation des salles…). Il/elle accompagne la modernisation du service.

Profil attendu

L’agent/e devra être doté d’un très bon sens de l’organisation, et faire preuve de méthode et de rigueur dans son travail ainsi que d’autonomie et d’esprit d’initiative. Il/elle devra mettre en œuvre les techniques du secrétariat, savoir travailler en équipe, être disponible, faire preuve de grande discrétion et d’anticipation. Doté d’un excellent sens relationnel, de bonnes qualités rédactionnelles, et d’un très bon niveau d’expression écrite et orale, il/elle devra être capable de travailler sous pression. Enfin, il/elle doit avoir une excellente maitrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique, des méthodes de classement et d'archivage et d'organisation d’évènement. Diplôme en gestion administrative et/ou expérience en matière d’accompagnement et soutien d’autorités et des compétences en matière de management de l’information sont nécessaires, ainsi que la connaissance de l’environnement de travail (ministère des armées et des anciens combattants) et des logiciels associés (LNacre, Cor@il, NEMO…).

Conditions d'exercice

Les candidats au recrutement doivent faire l’objet d’une enquête administrative.

Informations complémentaires

En rejoignant le ministère des Armées, et notamment le Service historique de la Défense, vous accédez à de nombreux avantages : - Exercer votre mission au sein d’un service à forte identité culturelle, jouant un rôle majeur dans la préservation de la mémoire des Armées ; - Bureau au sein du château de Vincennes, à proximité immédiate des lignes 1 et du RER A ; - Restauration sur place avec contribution employeur ; protection sociale complémentaire ; - Rythme de travail : flexible - jours de congés : 25 - RTT : 18. – possibilité de télétravail 1 jour flottant par semaine après 6 mois d'exercice; - Offres de formation tout au long du parcours professionnel, grâce à deux centres de formation et à une plateforme en ligne ; - Prestations sociales, culturelles, de loisirs et de tourisme : rendez-vous sur le site www.igesa.fr.

Métier de référence

Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager

Comprendre ce poste

Le Service historique de la défense (SHD) conserve et met à disposition les archives militaires françaises. Au sein de son secrétariat de direction, le poste assure un rôle de charnière entre la direction, les agents et les usagers : il gère le circuit des courriers et courriels, organise l'agenda des autorités et accueille le public, qu'il s'agisse de visiteurs physiques ou d'interlocuteurs au téléphone. Il contribue ainsi au bon fonctionnement quotidien d'un service dont la mission culturelle et de conservation repose sur une organisation rigoureuse. La tenue à jour de la documentation interne, comme les annuaires ou le registre de publicité des actes administratifs, participe également à la fiabilité de l'information au sein de l'administration.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste est ouvert aux titulaires comme aux contractuels, ce qui signifie que la voie de la mobilité interne ou du recrutement sur contrat est possible. Il relève de la catégorie C, qui correspond à des fonctions d'exécution et d'application, avec des perspectives d'évolution vers la catégorie B via les concours internes, les examens professionnels ou la promotion au choix selon les statuts applicables. Pour les contractuels, la durée et les conditions d'emploi sont précisées dans l'avis de recrutement.

Conseils pour candidater

Mettez en avant des expériences concrètes de secrétariat ou d'assistanat de direction, en décrivant la gestion d'agendas, de correspondances ou de dossiers confidentiels.
Appuyez votre candidature sur des exemples de travail sous pression et de discrétion, qualités explicitement attendues, en illustrant votre sens de l'anticipation.
Précisez votre maîtrise des outils bureautiques et, si vous en avez l'expérience, des logiciels de gestion du courrier ou de workflow, en signalant toute familiarité avec les environnements administratifs de l'État.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. DEF_25-00071691Fonction publique d'État