Agent d'accueil et de gestion administrative

Cadres emplois de référence : Adjoints administratifs territoriaux Catégorie : C Service : Secrétariat Général Finalité du poste : o Contribuer au fonctionnement administratif et logistique du secrétariat général o Assurer le traitement administratif des demandes d’accès des usagers aux écocentres dans le respect des procédures en vigueur. Domaine d’activités : Accueil : • Accueil téléphonique et physique • Suivi du traitement des courriers dits de « réclamation » • Mettre à jour les tableaux de suivi et outils de reporting • Relancer les interlocuteurs dans le cadre du suivi des dossiers administratifs • Enregistrement et scan du courrier et dispatch auprès des services • Gestion et suivi du chrono courrier • Affranchissement du courrier • Scan et enregistrement des factures • Suivi des boîtes de courrier électronique « accueil », « contact » et « mon badge » • Participer au nettoyage et réapprovisionnement en consommables de la machine à café Missions administratives : • Participation à l’organisation des instances (relances téléphoniques, installation, …) • Logistique des salles de réunions (suivi des demandes, gestion des besoins, installation paperboard, café…) • Participer à la mise en forme et à la préparation de documents administratifs et supports de réunion pour l’ensemble des services • Rédaction de courriers, mails, affiches • Participer à la polyvalence administrative du secrétariat général • Apporter un appui administratif ponctuel aux services du SiREDOM • Participer à la diffusion d’informations et de documents administratifs • Procéder à la mise à jour de l’affichage règlementaire (instances) sur le panneau prévu à cet effet • Participation à l’organisation des différentes manifestations • Gestion des réservations des véhicules de pool (suivi des demandes, remise des clés et documents, suivi du carnet de bord et signalement des anomalies constatées, état des lieux des véhicules) Gestion des demandes des usagers sur ECOCITO (accès aux déchèteries) : ➢ Instruire les demandes de création de comptes usagers sur le portail ECOCITO ; ➢ Vérifier la conformité des pièces justificatives transmises ; ➢ Traiter les demandes d’accès aux écocentres dans le respect des procédures en vigueur ; ➢ Assurer le rattachement des badges aux comptes usagers ; ➢ Identifier et signaler les dysfonctionnements techniques auprès des services compétents ; ➢ Informer les usagers sur les modalités d’accès aux écocentres ➢ Contribuer à la traçabilité des demandes usagers et au respect des délais de traitement ; ➢ Renseigner les usagers de l’état d’avancement des demandes de dérogations.