FP Territoriale Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 13 jours

Assistant de direction (h/f) - COMMUNAUTE AGGLOMERATION GRAND AVIGNON

Etablissements publics de coopération intercommunale (ouvre un nouvel onglet) — Etablissements publics de coopération intercommunale

Localisation

Vaucluse (84), France (84)

Publication

16 octobre 2026

Date limite

17 novembre 2026

Domaine

Direction et pilotage des politiques publiques

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Au sein de la Direction Générale et en interaction avec un/une autre assistante, vous assurez un rôle d'interface et de coordination auprès de la Direction Générale des Services et du cabinet du Président du Grand Avignon. Véritable appui organisationnel et administratif, vous contribuez au bon fonctionnement des activités en garantissant la gestion et le suivi des agendas, des dossiers, des instances et des sollicitations internes et externes. 1/ Assurer l'assistance de la Direction Générale des Services et du Cabinet Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes Assurer l'accueil téléphonique, le filtrage des appels et le traitement des demandes Gérer les messageries, assurer le suivi des courriers et des sollicitations Organiser et coordonner les agendas de la Direction Générale des Services et du Directeur de Cabinet Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements 2/ Assurer le suivi administratif et organisation des activités Assurer la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant dans le logiciel Gérer les parapheurs et assurer le suivi des circuits de validation Rédiger, mettre en forme, diffuser et classer différents documents administratifs Constituer et préparer les dossiers nécessaires aux réunions, rendez-vous et déplacements Assurer le suivi administratif de certains dossiers et veiller au respect des échéances Organiser l'archivage physique et numérique des documents 3/ Organiser les réunions Participer à la préparation logistique et administrative des réunions, instances et événements Assurer le suivi des invitations, confirmations de présence et relances Préparer les supports et documents nécessaires aux réunions Accueillir les participants et assurer la gestion matérielle des séances Assurer, le cas échéant, la rédaction ou la mise en forme de comptes rendus 4/ Assurer la coordination et le suivi des activités Suivre l'avancement de certains projets ou dossiers Assurer un rôle d'interface avec les élus, les directions, les services et les partenaires extérieurs Alerter sur les échéances et contribuer au respect des délais Faciliter la circulation et la fiabilité de l'information au sein de la collectivité

Compétences attendues

Au sein de la Direction Générale et en interaction avec un/une autre assistante, vous assurez un rôle d'interface et de coordination auprès de la Direction Générale des Services et du cabinet du Président du Grand Avignon.Véritable appui organisationnel et administratif, vous contribuez au bon fonctionnement des activités en garantissant la gestion et le suivi des agendas, des dossiers, des instances et des sollicitations internes et externes.1/ Assurer l'assistance de la Direction Générale des Services et du CabinetAccueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externesAssurer l'accueil téléphonique, le filtrage des appels et le traitement des demandesGérer les messageries, assurer le suivi des courriers et des sollicitationsOrganiser et coordonner les agendas de la Direction Générale des Services et du Directeur de CabinetPlanifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements 2/ Assurer le suivi administratif et organisation des activités Assurer la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant dans le logicielGérer les parapheurs et assurer le suivi des circuits de validationRédiger, mettre en forme, diffuser et classer différents documents administratifsConstituer et préparer les dossiers nécessaires aux réunions, rendez-vous et déplacementsAssurer le suivi administratif de certains dossiers et veiller au respect des échéancesOrganiser l'archivage physique et numérique des documents 3/ Organiser les réunionsParticiper à la préparation logistique et administrative des réunions, instances et événementsAssurer le suivi des invitations, confirmations de présence et relancesPréparer les supports et documents nécessaires aux réunionsAccueillir les participants et assurer la gestion matérielle des séancesAssurer, le cas échéant, la rédaction ou la mise en forme de comptes rendus 4/ Assurer la coordination et le suivi des activitésSuivre l'avancement de certains projets ou dossiersAssurer un rôle d'interface avec les élus, les directions, les services et les partenaires extérieursAlerter sur les échéances et contribuer au respect des délaisFaciliter la circulation et la fiabilité de l'information au sein de la collectivité

Profil attendu

Savoirs Environnement territorial et fonctionnement des collectivités locales Techniques de secrétariat et d'assistance de direction Règles de rédaction administrative Très bonne maîtrise de l'écrit et de l'oralité Maîtrise des outils bureautiques Techniques de classement et d'archivage Savoir-être Discrétion et sens de la confidentialité Rigueur et fiabilité Sens de l'organisation Réactivité et capacité d'anticipation Autonomie et prise d'initiative Qualités relationnelles et sens du service Diplomatie et adaptabilité Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités Polyvalence et disponibilité Savoir-faire Organiser des réunions, événements et déplacements professionnels Gérer des agendas Rédiger et mettre en forme des documents administratifs Utiliser les logiciels métier et outils bureautiques

Conditions d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Informations complémentaires

Rémunération statutaire et régime indemnitaire (IFSE/CIA) : à partir de 26 420 euros brut annuel, selon statut et expérience Jusqu'à 18 jours de RTT Titres restaurants CNAS Mutuelle santé et prévoyance Flexibilité horaire Places réservées en crèche Participation majorée aux abonnements de transports en commun domicile-travail et forfait mobilité durable Psychologue du travail Accueil nouveaux arrivants et activités de cohésion Politique de formation active (nombreuses formations internes et ateliers) Parking agents Renseignements administratifs (déroulé de la procédure, conditions de recrutement,..) : Bénédicte BEAUGE - Chargée de Recrutement - 04.90.84.47.58 Renseignements complémentaires sur le poste : Antoine PLANQUETTE - Directeur de Cabinet ou Christophe BERTRAND - DGS - 04.90.31.07.75 Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Cadre juridique

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Comprendre ce poste

Au sein d'une communauté d'agglomération, la fonction d'assistant de direction assure le lien entre les élus, la direction générale des services et les différents services techniques et administratifs. Le poste permet de fluidifier la circulation de l'information et de garantir que les décisions et dossiers avancent dans les délais. Au quotidien, il s'agit de gérer les agendas, préparer les réunions et instances, suivre les courriers et les sollicitations, et veiller à la bonne organisation de l'activité de la direction. Dans le service public local, ce rôle d'appui discret mais central conditionne la qualité du fonctionnement de l'institution.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste est ouvert aux titulaires comme aux contractuels, ce qui signifie que la voie statutaire (concours ou mobilité) et le recrutement sur contrat peuvent tous deux être envisagés selon le profil du candidat. La catégorie C correspond à des fonctions d'exécution et d'appui, avec une progression possible vers des grades supérieurs de la filière administrative au fil de l'expérience et de la formation. Dans la fonction publique territoriale, les parcours d'évolution existent notamment par la préparation de concours internes ou par la valorisation de l'expérience acquise.

Conseils pour candidater

Mettez en avant des exemples concrets de gestion d'agendas complexes ou de coordination de réunions, en précisant le volume et la nature des sollicitations traitées.
Démontrez votre connaissance du fonctionnement d'une collectivité ou d'un EPCI, par exemple les instances délibératives, les circuits de validation et le vocabulaire institutionnel.
Préparez des illustrations de situations où vous avez fait preuve de discrétion, de gestion des priorités sous pression ou de diplomatie face à des interlocuteurs multiples.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. O084261016001097Fonction publique territoriale