ASSISTANT.E DE DIRECTION - HAUTE ECOLE DES ARTS DU RHIN

Auprès du directeur, de l’administrateur·rice général·e et en lien permanent avec l'ensemble de l'équipe de direction de la Haute école des arts du Rhin, l’Assistant/e de direction est chargé(e) d’assurer le secrétariat de cette partie de l’établissement, à savoir : 1) Assister la Direction dans la mise en œuvre de l'activité et la gestion quotidienne : - Accueil, prise de rendez-vous, organisation de réunions ; - Relation avec les membres fondateurs de l'établissement, les élus locaux et leurs secrétariats, les partenaires locaux, nationaux et internationaux et leurs différentes instances ; - Effectuer les activités et travaux de secrétariat (suivi des agendas, frappe et mise en forme de documents, classement, fichier des contacts…) ; - Assurer le suivi du courrier physique et numérique, et sa diffusion (tri, distribution, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage) et veiller à sa mise en forme ; - Gérer de manière autonome certains dossiers spécifiques et/ou transversaux ; - Assurer le secrétariat des réunions du Comité de Direction et des réunions de service ; - Assurer l’organisation et le suivi des dossiers des déplacements : administration générale, ordres de mission, bons de commande 2) Organiser la préparation logistique des instances et en particulier du Conseil d’administration : - Préparer le Conseil d’administration (invitation, organisation, constitution des dossiers), assurer le suivi des délibérations (contrôle de légalité/publication/classement), contribuer au suivi et à l’organisation des renouvellements de mandat (élections, désignations) ; - Organiser et assister à certaines réunions (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers, logistique, rédaction des comptes rendus). - Assure le secrétariat du Conseil artistique et scientifique et des réunions conjointes du CP 3) Assurer l’organisation et le suivi des dossiers des déplacements : - Administration générale (frais de mission, voyages pédagogiques) ; - Gérer les ordres de mission (déplacements des agents : établissement de l’ordre de mission, commande des billets ou réservation des véhicules, liquidation, suivi de l’enveloppe, recherche documentaire, gestion des demandes d’avances…). - Etablir les bons de commande afférents Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o067261019001053-assistant-e-direction?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".