FP d'État Cat. CEmploi ouvert uniquement aux contractuelsIl y a 2 jours

Assistant Administratif F/H

Université de Bretagne Occidentale (ouvre un nouvel onglet) — Université de Bretagne Occidentale

Localisation

Finistère (29), France (29)

Niveau d'études

Niveau 4 Baccalauréat

Publication

27 octobre 2026

Date limite

9 novembre 2026

Domaine

Bâtiment

Missions principales

Votre mission principale ? Vous serez en charge de la gestion administrative courante des activités du Pôle Administratif de la Direction du Patrimoine. Vos activités ? - Vous assurez la saisie et la mise à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative (principalement financière). - Vous formalisez les commandes sur l’outil interne de comptabilité (SIFAC). - Vous assurez le suivi de projets type CPER sous le volet administratif et financier (réponses à des AAP, rapports de suivi des projets…). - Vous traitez et enregistrez les factures dans le respect du délai global de paiement. - Vous réceptionnez et traitez les formulaires des Demandes d’Utilisation de Locaux (DUL). - Vous réalisez le suivi des conventions (mise à disposition des surfaces ou location) et des contrats en lien avec les responsables des différents pôles de la Direction. - Vous préparez les demandes de factures externes liées aux conventions d’utilisation des locaux - Vous effectuez le suivi des commandes et facturation des fournitures de gaz spéciaux de laboratoires. - Vous réalisez les bons de commandes annuels pour la fourniture de gaz spéciaux et réalisez les services faits - Vous effectuez un suivi des contrôles techniques de la flotte automobile de la Direction et être le premier interlocuteur f/h du parc automobile UBO. - Vous réalisez l’ensemble des tâches de secrétariat courant : frappe de documents (courriers, rapports), mise en forme, classement et archivage. - Vous participez à la tenue de l’accueil téléphonique de la Direction. - Vous réceptionnez le courrier postal, l’enregistrez et le distribuez aux destinataires. - Vous organisez, avec vos collègues du pôle, des permanences pour la tenue de l’accueil téléphonique de la Direction (08h00-17h30 du lundi au vendredi).

Compétences attendues

Votre mission principale ?Vous serez en charge de la gestion administrative courante des activités du Pôle Administratif de la Direction du Patrimoine.Vos activités ?- Vous assurez la saisie et la mise à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative (principalement financière).- Vous formalisez les commandes sur l’outil interne de comptabilité (SIFAC).- Vous assurez le suivi de projets type CPER sous le volet administratif et financier (réponses à des AAP, rapports de suivi des projets…).- Vous traitez et enregistrez les factures dans le respect du délai global de paiement.- Vous réceptionnez et traitez les formulaires des Demandes d’Utilisation de Locaux (DUL). - Vous réalisez le suivi des conventions (mise à disposition des surfaces ou location) et des contrats en lien avec les responsables des différents pôles de la Direction.- Vous préparez les demandes de factures externes liées aux conventions d’utilisation des locaux- Vous effectuez le suivi des commandes et facturation des fournitures de gaz spéciaux de laboratoires.- Vous réalisez les bons de commandes annuels pour la fourniture de gaz spéciaux et réalisez les services faits- Vous effectuez un suivi des contrôles techniques de la flotte automobile de la Direction et être le premier interlocuteur f/h du parc automobile UBO.- Vous réalisez l’ensemble des tâches de secrétariat courant : frappe de documents (courriers, rapports), mise en forme, classement et archivage.- Vous participez à la tenue de l’accueil téléphonique de la Direction.- Vous réceptionnez le courrier postal, l’enregistrez et le distribuez aux destinataires.- Vous organisez, avec vos collègues du pôle, des permanences pour la tenue de l’accueil téléphonique de la Direction (08h00-17h30 du lundi au vendredi).

Profil attendu

Vous êtes issu(e) d’une formation Bac en gestion administrative et avez acquis une expérience réussie dans le domaine du secrétariat ou de la comptabilité. Vous êtes à l’aise avec les outils de bureautique et maitrisez parfaitement Excel. Vous disposez de réelles aptitudes à la prise en main et l’utilisation de logiciels (la connaissance du logiciel de comptabilité SIFAC n’est pas un prérequis exigé, une formation en interne est prévue). Rigoureux(se), organisé(e), vous savez vous adapter et gérer vos priorités sous des délais contraints. Doté(e) d’un excellent relationnel, vous avez le sens de l’accueil et aimez travaillez en équipe tout en faisant preuve d’autonomie.

Informations complémentaires

Type de recrutement : par voie contractuelle Type de contrat : CDD Nombre de postes à pourvoir : 1 Durée de contrat : 12 mois (renouvelable) Date de début de contrat : 01/01/2027 Date de fin de contrat : 31/12/2027 Adresse de travail : Présidence - 3 rue Matthieu Gallou – 29200 Brest Intitulé Emploi-type UBO : Adjoint(e) en gestion administrative Catégorie : C Rémunération brute mensuelle : 1 885.23 € BRUT (possibilité d revalorisation selon expérience une fois en poste) Candidature : CV + Lettre de motivation + Questionnaire candidat (transmis automatiquement dans le mail d’accusé réception de votre candidature). Mode d’étude des candidatures : au fil de l’eau par le Service Demandeur

Cadre juridique

POURQUOI NOUS REJOINDRE ? • Intégrez une université innovante et internationale qui dispense une recherche pluridisciplinaire de pointe. • Partagez les valeurs fortes du service public : continuité, engagement, intégrité, loyauté, neutralité et respect. • Rejoignez un établissement handi-accueillant, attaché à la mixité, à la diversité et engagé dans la promotion de l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. • Passez à l'Ouest et bénéficiez d'un cadre de vie exceptionnel : pour en savoir plus sur Brest, classée 9e ville de France où il fait bon vivre, rendez-vous sur Brest une métropole qui ne manque pas d'air ! Nos atouts : • Formation, accompagnement dans votre parcours professionnel, préparation aux concours de la fonction publique • Signataire de la charte de la parentalité • Possibilité de travailler en 4,5 jours • Possibilité de télétravailler partiellement à compter de 3 mois d'ancienneté (selon conditions) • 45 jours de congés annuels • Accès au restaurant universitaire • Prestations interministérielles d'action sociale : chèques CESU garde d'enfants, chèques vacances, participation employeur aux frais de transport et à la complémentaire santé • Vie sociale : orchestre universitaire renommé, bricothèque, jardin partagé, ateliers de conversation, couture, théâtre, cercle des lecteurs • Loisirs et Culture : + 50 activités sportives au choix, expositions UBO, carte Cezam… Pour mieux nous connaître : Découvrez notre vidéo de présenta

Métier de référence

Gestionnaire de flux

Comprendre ce poste

Le gestionnaire de flux exerce une fonction de soutien administratif au sein d'une direction support d'université. Dans le cas présent, il intervient au Pôle Administratif de la Direction du Patrimoine, où il assure le traitement des opérations financières et contractuelles liées à la gestion des bâtiments et des locaux. Les missions quotidiennes combinent saisie dans les bases de données, traitement des factures, suivi des conventions d'occupation et préparation des demandes liées à l'utilisation des espaces. Ce rôle garantit la fiabilité des circuits administratifs qui permettent à l'établissement de fonctionner.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste relève de la catégorie C de la fonction publique d'État et n'est ouvert qu'aux agents contractuels, sans passage par un concours. Cette catégorie correspond à des fonctions d'exécution et d'application, avec des perspectives d'évolution pouvant passer par des concours internes ou des examens professionnels de la filière administrative. Le contrat peut ouvrir la voie à une titularisation selon les dispositifs en vigueur.

Conseils pour candidater

Mettez en avant des exemples concrets de saisie comptable ou de traitement de factures, en précisant les volumes gérés et le respect des délais, car ces éléments sont directement attendus pour ce poste.
Illustrez votre aisance avec Excel par des réalisations précises (tableaux de suivi, tableaux croisés, contrôles de cohérence) plutôt que par une simple mention de niveau.
Dans votre lettre, évoquez une expérience de suivi de contrats ou de conventions, ou une situation où vous avez géré plusieurs priorités sous contrainte de délai, pour répondre aux attentes de rigueur et d'organisation.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2452681Fonction publique d'État