FP Territoriale Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsIl y a 3 jours
Secrétaire du Maire, de la DG et des élus - COMMUNE D'ETOILE SUR RHONE
Communes (ouvre un nouvel onglet) — Communes
Localisation
Drôme (26), France (26)
Télétravail
Non
Management
Non
Expérience
Confirmé
Publication
26 octobre 2026
Date limite
25 novembre 2026
Domaine
Direction et pilotage des politiques publiques
Missions principales
Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, et en autonomie encadrée, l’assistante assure l’organisation de l’agenda du Maire et prépare les dossiers journaliers de rendez-vous.
Elle assure également le secrétariat de la direction générale des services dans le traitement du courrier et la gestion des
agendas.
CDD de 6 mois à pourvoir au 01/01/2027
SERVICE COURRIER :
- Gestion du courrier entrant de la collectivité (postal et dématérialisé) :
o enregistrement en GED, affectation dans les services, suivi de traitement
o enregistrement des dossiers d’urbanisme dans logiciel dédié (cart@ds); édition et envoi de récépissé; affichage
- Prise des notes, Rédaction et envoi du courrier de la DG
- Classement et archivage
- Gestion et actualisation de bases d'informations, et fichiers adresses
- Rédaction de documents administratifs, comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Rédaction de courriers pour les élus
CONSEIL MUNICIPAL :
- Envoi des convocations, en lien avec la DG et le chef du service Juridique et Foncier
- Edition des dossiers de séance à la demande des élus
- Rédaction et envoi des courriers pour diffusion des délibérations / suivi d’exécution (signature des conventions, actes…)
GESTION DES CEREMONIES PATRIOTIQUES ET RECEPTIONS DIVERSES :
- Gestion du budget « cérémonies » et cabinet du Maire (mariage & anniversaires de mariage, baptêmes républicains, décès…)
- Invitation et organisation des événements :
o Rdv et réceptions du maire
o Cérémonies patriotiques et officielles
- Gestion de la réserve « convivialité » avec réapprovisionnement en fonction des manifestations
- Participation à l’organisation des vœux à la population
Compétences attendues
Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, et en autonomie encadrée, l’assistante assure l’organisation de l’agenda du Maire et prépare les dossiers journaliers de rendez-vous.Elle assure également le secrétariat de la direction générale des services dans le traitement du courrier et la gestion desagendas.CDD de 6 mois à pourvoir au 01/01/2027SERVICE COURRIER : - Gestion du courrier entrant de la collectivité (postal et dématérialisé) :o enregistrement en GED, affectation dans les services, suivi de traitemento enregistrement des dossiers d’urbanisme dans logiciel dédié (cart@ds); édition et envoi de récépissé; affichage- Prise des notes, Rédaction et envoi du courrier de la DG- Classement et archivage- Gestion et actualisation de bases d'informations, et fichiers adresses- Rédaction de documents administratifs, comptes rendus et procès-verbaux de réunion - Rédaction de courriers pour les élusCONSEIL MUNICIPAL : - Envoi des convocations, en lien avec la DG et le chef du service Juridique et Foncier- Edition des dossiers de séance à la demande des élus- Rédaction et envoi des courriers pour diffusion des délibérations / suivi d’exécution (signature des conventions, actes…)GESTION DES CEREMONIES PATRIOTIQUES ET RECEPTIONS DIVERSES : - Gestion du budget « cérémonies » et cabinet du Maire (mariage & anniversaires de mariage, baptêmes républicains, décès…)- Invitation et organisation des événements :o Rdv et réceptions du maireo Cérémonies patriotiques et officielles- Gestion de la réserve « convivialité » avec réapprovisionnement en fonction des manifestations- Participation à l’organisation des vœux à la population
Profil attendu
COMPETENCES PROFESSIONNELLES REQUISES – SAVOIRS-FAIRE (peuvent être acquises et développées par la
formation et l’expérience professionnelles) :
- Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires
- Notions sur les missions de service public, et sur l’organisation et le fonctionnement des collectivités locales
- Bonnes connaissances de l’organisation de la collectivité, de ses compétences, de son territoire et de son patrimoine
- Pratique des techniques de secrétariat et classement de documents
- Techniques d’accueil (prise des messages, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques)
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
COMPETENCES COMPORTEMENTALES REQUISES – SAVOIRS-ETRE (qualités attendues sur le poste) :
- Qualités relationnelles (relations directes et permanentes avec la population et les élus)
- Qualités rédactionnelles (bonne maitrise de l’orthographe)
- Avoir le sens de l’organisation et du service public (déontologie et discrétion)
- Aptitude au travail en équipe
- Savoir veiller à la qualité des services et des processus administratifs
- Rigueur et discrétion
- Capacité d’écoute (pratique de l’écoute active)
Conditions d'exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
Informations complémentaires
- Travail sur écran.
- Horaires réguliers variables en fonction des obligations du service et sauf événement exceptionnel nécessitant la mise en
oeuvre de gestion de crise (neige, inondation…).
- Sens de l'organisation.
- Nécessite de la disponibilité et un devoir de confidentialité.
- Exposition physique (tension mentale et/ou nerveuse) ponctuelle (selon la période et les obligations du service)
- Pratique d’outils métiers de manière confirmée (Acte office, EzGED).
- Implique l’engagement d’une responsabilité financière modérée (gestion du budget « cérémonies » de manière ponctuelle) ainsi qu’une responsabilité juridique avec un faible risque contentieux.
CV + Lettre de motivation obligatoires.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Cadre juridique
Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
Comprendre ce poste
Le poste de secrétaire du Maire et de la direction générale s'inscrit au cœur de l'organisation d'une commune, à l'interface entre les élus et les services municipaux. La personne recrutée assure le lien opérationnel entre la direction générale et les élus, en organisant leurs agendas et en préparant les dossiers des rendez-vous du jour. Au quotidien, cette fonction combine gestion de flux (courrier entrant, dématérialisé ou postal, affectation aux services, suivi de traitement) et production de documents administratifs, qu'il s'agisse de courriers, de comptes rendus ou de procès-verbaux. Elle contribue ainsi directement à la continuité et à la traçabilité de l'action municipale.
Le recrutement dans ce cadre
Il s'agit ici d'un contrat à durée déterminée de six mois, ouvert aux titulaires comme aux contractuels, ce qui permet une mobilité pour des agents déjà en poste dans la fonction publique territoriale. Le grade relève de la catégorie C, catégorie d'exécution qui suppose la maîtrise des procédures et des outils bureautiques, avec une part d'autonomie encadrée. Les perspectives d'évolution passent généralement par les concours et examens professionnels de la filière administrative, notamment pour accéder à des emplois de catégorie B.
Conseils pour candidater
- Mettez en avant votre expérience de la gestion de courrier et de la GED, ainsi que tout usage d'un logiciel d'urbanisme, qui constitue une compétence concrète attendue sur ce poste.
- Démontrez votre connaissance du fonctionnement d'une collectivité locale, par exemple via des formations, des stages ou une expérience en mairie, et évoquez votre familiarité avec les règles de préparation des conseils municipaux.
- Préparez des exemples précis de situations où vous avez géré un agenda contraint, filtré des sollicitations ou rédigé un compte rendu, afin d'illustrer votre sens de la discrétion et de l'organisation.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. O026261026001226Fonction publique territoriale