Assistante administrative, chargée de la communication et de l’accueil

L’assistante administrative, chargée de la communication et de l’accueil assurer l’accueil physique et téléphonique du public, le traitement administratif des dossiers du service et contribue à la mise en œuvre des actions de communication interne et externe de la collectivité. Accueil et relation aux usagers et aux agents - Assurer l’accueil physique et téléphonique du public - Renseigner et orienter les administrés vers les services compétents - Gérer les réclamations OM et envoyer les formulaires - Gérer le courrier entrant et sortant (enregistrement, diffusion) - Piloter le partage de lignes OVH et enregistrer les messages d’absence. Tourisme - Participer au schéma du développement touristique - Être le relais des dossiers « attractivité » - Centraliser les taxes de séjours et être en lieu avec les hébergeurs Gestion administrative - Commander et stocker les fournitures administratives (hors scolaire) - Être en lien avec le fournisseur et la maintenance pour les commandes de cartouches d’encre et des pannes - Rédiger des courriers, notes, comptes rendus - Mettre en forme des documents administratifs - Assurer le classement et l’archivage général (papier et numérique) et gestion du plan - Mettre à jour des bases de données (liste mairies, maires, …) - Rédiger, pour les conseils communautaires, les convocations, notes de synthèse, présentations, tableaux d’émargement, procurations, easy vote, PV, délibérations (en lien avec les autres services), dépôts sur actes et diffusion sur le site internet - Créer les bons cadeaux, saisir dans le suivi, mise à jour et contact avec les commerçants. Communication - Participer à la rédaction de supports de communication et réaliser des visuels (affiches, flyers, articles, signatures, bandeaux mails, …) - Création et mises à jour de l’organigramme - Mettre à jour le site internet et les réseaux sociaux de la collectivité, - Contribuer à l’élaboration du bulletin communautaires - Participer à l’organisation d’événements communautaires - Rédiger et diffuser les cartes (vœux, décès, …) - Gérer l’élaboration et la mise à jour du plan guide - Diffuser et réceptionner les attestations de droit à l’image - Créer et mettre à jour la charte graphique Activités complémentaires - Être en charge de la logistique lors de réunions ou manifestations (réservations, organisation, courses, …) - Remplacer ponctuellement un(e) collègue en cas d’absence - Gérer les goodies : commande, gestion des stocks, demande de devis, rangement, … - suivre les dossiers de travaux, sinistres, Ma Prime rénov, culturel, … - Assurer le lien avec les associations et effectuer le suivi des demandes de subventions (envoi du dossier, réception, …)