Assistant(e) de direction - CU D'ARRAS

Assistant (e) de direction au Cabinet du Président Temps de travail : Poste à temps complet Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs ou Rédacteurs Sous l'autorité du Cabinet du Président. Conditions d'exercice des missions : * Possibilité d'assister à certaines réunions ou évènements, * Savoir travailler dans l'urgence. POSTE A POURVOIR DES QUE POSSIBLE * L'organisation permanente de la vie professionnelle du cadre ou de l'élu, * L'organisation de l'agenda et prendre rdv en fonction des priorités du cadre ou de l'élu (contacts nationaux), * L'organisation des déplacements du cadre ou de l'élu en France ou à l'étranger (réservations, prises de contact), * La réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique, * La prise de notes et la mise en forme de tous types de courrier, * La réalisation de la saisie de documents de forme et contenus divers (compte-rendu, déroulés...), * L'organisation du classement et de l'archivage des dossiers, * Le suivi des projets et activités de la Direction : o Intégrer les priorités du service, du cadre et du Président dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, o Suivre l'exécution budgétaire du service, o Renseigner des tableaux de suivi des activités du service, * L'accueil téléphonique et physique au secrétariat : o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques, * L'organisation et la planification des réunions : o Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l'élu, o Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion, o Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus, * Le rappel des informations importantes, dates clés et transmettre des messages, * En équipe, préparer et assurer la bonne tenue des événements majeurs organisés par la collectivité.