Secrétaire administrative du service Culture, Sport & Vie Associative - Mairie de GROSLAY

Au sein du service Culture, Sport & Vie Associative, la Commune recherche un(e) secrétaire administratif(ve). Accueil du service : - Assurer l’accueil physique et téléphonique du public. - Gérer et suivre les demandes de locations et prêts des salles communales : traitement des demandes, constitution des dossiers, suivi informatique du planning, gestion des clés, rédaction de réponses aux demandes. - Gérer les demandes de prêt de matériels. - Gérer les dossiers de médaille du travail : préparation des courriers, accueil des administrés. - Gérer les états des lieux. - Rédiger les arrêtés liés aux manifestations. Gestion administrative en lien avec le gestionnaire du service : - Élaborer et suivre le budget du service - Rédiger des documents administratifs : délibérations, notes de présentations, décisions, courriers, règlements intérieurs, comptes-rendus… - Rechercher et demander des subventions - Gérer et suivre des conventions financières - Mettre à jour le site internet Définition, planification et pilotage des manifestations/évènements de la Commune en lien avec le gestionnaire de service : - Définir et mettre en œuvre des actions socio-culturelles - Impulser et coordonner les projets culturels - Organiser sur les plans administratif et technique des manifestations/événements : rechercher et sélectionner les prestataires et fournisseurs, les intervenants, les lieux / définir la stratégie de communication (flyers, affichage, diffusion, invitations…) / gérer les relations avec les associations, prestataires extérieurs et les services de la commune - Mettre à jour le tableau informatisé des manifestations - Construire un budget prévisionnel des manifestations - Évaluer le bon déroulement des manifestations à posteriori - Gérer en coordination avec les Services Techniques le prêt et la location de matériels en fonction des besoins Poste à temps complet 36h30 par semaine, du lundi au vendredi