FP Territoriale Cat. BEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 21 jours

Assistant(e) de Direction du Directeur Général des Services - Mairie de Chalon sur Saône

Communes (ouvre un nouvel onglet) — Communes

Localisation

Saône et Loire (71), France (71)

Publication

8 octobre 2026

Date limite

8 novembre 2026

Domaine

Direction et pilotage des politiques publiques

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

📢 Vous assurez l’assistance administrative, organisationnelle et logistique auprès du Directeur Général des Services (DGS) et du Comité de Direction, en garantissant la bonne circulation de l’information et le bon fonctionnement des activités de la Direction. 🎯 Vos missions 📋 Gestion Administrative et communication : - Réception, traitement et diffusion des informations (courrier, mails, téléphone) - Identification et hiérarchisation des priorités - Rédaction et mise en forme de documents administratifs - Enregistrement et suivi du courrier via le logiciel Kolok. 🕒 Organisation et gestion de l’agenda : - Gestion de l’agenda du DGS - Planification, organisation et suivi des rendez-vous et réunions - Organisation logistique des réunions (réservation de salles, invitations, commandes) - Organisation des déplacements du DGS et du Comité de Direction. 🤝 Appui au instances de Direction : - Préparer des dossiers pour les réunions et rendez-vous - Elaboration des ordres du jour - Participation aux réunions du Comité de Direction - Rédaction des comptes rendus - Organisation des dossiers pour les comités exécutifs et stratégiques en l’absence de l’assistante du Secrétaire Général. 🤝 Interface et coordination : - Interface entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes - Accueil des rendez-vous Coordination avec les services et partenaires 📋 Suivi administratifs et outils de gestion : - Elaboration et suivi des plannings et congés (via logiciel Incovar) - Mise en place et suivi de tableaux de bord - Classement et archivage des documents (papier et numérique) 🔧Gestion spécifique et logistique : - Traitement des avis de contraventions des collectivités - Suivi des attributions de badges et cartes de stationnement - Gestion des télécommandes de parking (Hôtel d’agglomération) - Suivi des contrats et des facturations liés aux dossiers du DGS - Gestion des fournitures administratives de la Direction - Référente logiciel Kolok, Incovar et registre santé sécurité au travail.

Compétences attendues

📢 Vous assurez l’assistance administrative, organisationnelle et logistique auprès du Directeur Général des Services (DGS) et du Comité de Direction, en garantissant la bonne circulation de l’information et le bon fonctionnement des activités de la Direction.🎯 Vos missions📋 Gestion Administrative et communication :- Réception, traitement et diffusion des informations (courrier, mails, téléphone)- Identification et hiérarchisation des priorités- Rédaction et mise en forme de documents administratifs- Enregistrement et suivi du courrier via le logiciel Kolok.🕒 Organisation et gestion de l’agenda :- Gestion de l’agenda du DGS- Planification, organisation et suivi des rendez-vous et réunions- Organisation logistique des réunions (réservation de salles, invitations, commandes)- Organisation des déplacements du DGS et du Comité de Direction.🤝 Appui au instances de Direction :- Préparer des dossiers pour les réunions et rendez-vous- Elaboration des ordres du jour- Participation aux réunions du Comité de Direction- Rédaction des comptes rendus- Organisation des dossiers pour les comités exécutifs et stratégiques en l’absence de l’assistante du Secrétaire Général.🤝 Interface et coordination :- Interface entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes- Accueil des rendez-vous Coordination avec les services et partenaires📋 Suivi administratifs et outils de gestion :- Elaboration et suivi des plannings et congés (via logiciel Incovar)- Mise en place et suivi de tableaux de bord- Classement et archivage des documents (papier et numérique)🔧Gestion spécifique et logistique :- Traitement des avis de contraventions des collectivités- Suivi des attributions de badges et cartes de stationnement- Gestion des télécommandes de parking (Hôtel d’agglomération)- Suivi des contrats et des facturations liés aux dossiers du DGS- Gestion des fournitures administratives de la Direction- Référente logiciel Kolok, Incovar et registre santé sécurité au travail.

Profil attendu

🌟 Le profil que nous recherchons 💼 Savoir-faire : Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers Excellentes capacités rédactionnelles Organisation, gestion des priorités Suivi administratif rigoureux 👤Savoir – être : Respect des valeurs du service public Discrétion et confidentialité Sens du relationnel Réactivité et autonomie Rigueur et sens de l’organisation 🎓 Un BTS Administratif obligatoire !! Une expérience dans l'assistanat ou le secrétariat, serait un réel plus.

Conditions d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Informations complémentaires

Merci de postuler avant le 8 novembre 2026 en cliquant sur le lien suivant : https://inrecruitingfr.intervieweb.it/grandchalon/jobs/un-assitante-du-directeur-general-des-services-145467/fr/?d=emploiterritoriale

Cadre juridique

Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Comprendre ce poste

L'assistant(e) de direction auprès du Directeur Général des Services occupe une fonction charnière dans l'organisation d'une collectivité territoriale : il ou elle assure le lien entre la direction générale, les élus et les différents services municipaux. Au quotidien, la fonction combine gestion du courrier et des appels, tenue de l'agenda, organisation logistique des réunions et déplacements, et préparation de dossiers destinés au Comité de Direction. Dans une commune, ce rôle contribue directement à la continuité du service public, en garantissant que les décisions et les informations circulent de manière fluide et fiable.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste relève de la catégorie B de la fonction publique territoriale et est ouvert aux fonctionnaires titulaires comme aux contractuels, ce qui permet à des candidats issus du secteur privé de postuler. La catégorie B ouvre notamment l'accès à des cadres d'emplois de rédacteurs ou d'assistants, avec des perspectives de progression par concours interne et par avancement de grade. Ce type de poste, à proximité immédiate de la direction générale, constitue également une bonne porte d'entrée pour acquérir une vision transversale de l'administration communale.

Conseils pour candidater

Mettez en avant des exemples concrets de gestion de priorités et d'agendas complexes, en chiffrant si possible le nombre de réunions ou de dossiers traités.
Si vous avez déjà utilisé un logiciel de gestion du courrier ou un outil similaire, précisez-le dans votre CV ; à défaut, indiquez votre capacité d'adaptation à ce type d'outil.
Illustrez votre discrétion et votre sens du service public par une situation vécue, en évitant les formulations génériques.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. O071261008001518Fonction publique territoriale