Chargée d'accueil général mairie (h/f) - COMMUNE DE DORDIVES
Communes (ouvre un nouvel onglet) — Communes
Localisation
Loiret (45), France (45)
Expérience
Confirmé
Publication
23 juillet 2026
Domaine
Relation à l'usager
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
- Accueil au public physique et téléphonique
- Affaires scolaires
- Secrétariat du Maire
- Réservation des salles (planning, conventions, etc.)
Accueil du public
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements
- Renseigner les administrés
- Recevoir et instruire les demandes d’attestation d’accueil pour étrangers
- Recenser les inscriptions pour la liste militaire
- Informer les usagers sur les différents formulaires administratifs et renvoi vers les organismes
- Enregistrement du courrier, réception des colis, poste et affranchissement
- Aide au suivi du plan canicule
- Affichage (tableaux accueil)
- Régies : photocopies, location de salle
- Social : réception des demandes de logements ou des documents complémentaires liés au CCAS en cas d’absence de l’agent en charge de cette mission
- Inscription sur les listes électorales en l’absence de l’agent en charge de cette mission
- Polyvalence sur des missions ponctuelles
Gestion de l’Etat Civil de la commune (activité secondaire) – EN CAS D’ABSENCE DE RESPONSABLE CCAS/SERVICE A LA POPULATION
- Enregistrement des actes : naissance, mariage, décès, etc.
- Contrôler l’authenticité des documents fournis par les administrés
- Seconder les élus dans les entretiens préalables au mariage ou pour les célébrations de mariages (présence une fois sur deux).
- Etablissement des extraits d’actes
Gestion funéraire (activité secondaire) – EN CAS D’ABSENCE DE RESPONSABLE CCAS/SERVICE a LA POPULATION
- Contrôler et délivrer les diverses autorisations tant au service des pompes funèbres qu’aux agents chargés de la police des cimetières
- Attribuer ou renouveler les concessions funéraires
- Mise à jour permanente du fichier des cimetières
- Reprise des concessions
Affaires scolaires
- Inscriptions scolaires et échange avec la direction de l’école, et le public des gens du voyage pour les cas d’itinérances
Secrétariat du Maire
- Aide auprès du service communication : photocopies, massicotage, aide à la diffusion finale,
- Revue de presse (support papier et scan),
- Bulletin municipal : courrier pour les insertions, scan des formats pour la mise en forme par le service communication,
- Suivi du planning du Maire
- Saisie des courriers du Maire et réponses aux invitations
- Travaux de bureautique divers : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus, etc.)
- Gestion de la boîte mail de la Mairie : dispatching vers les interlocuteurs concernés
Compétences attendues
- Accueil au public physique et téléphonique- Affaires scolaires- Secrétariat du Maire- Réservation des salles (planning, conventions, etc.) Accueil du public- Accueil physique et téléphonique- Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements- Renseigner les administrés- Recevoir et instruire les demandes d’attestation d’accueil pour étrangers- Recenser les inscriptions pour la liste militaire- Informer les usagers sur les différents formulaires administratifs et renvoi vers les organismes- Enregistrement du courrier, réception des colis, poste et affranchissement- Aide au suivi du plan canicule- Affichage (tableaux accueil)- Régies : photocopies, location de salle- Social : réception des demandes de logements ou des documents complémentaires liés au CCAS en cas d’absence de l’agent en charge de cette mission- Inscription sur les listes électorales en l’absence de l’agent en charge de cette mission- Polyvalence sur des missions ponctuelles Gestion de l’Etat Civil de la commune (activité secondaire) – EN CAS D’ABSENCE DE RESPONSABLE CCAS/SERVICE A LA POPULATION- Enregistrement des actes : naissance, mariage, décès, etc.- Contrôler l’authenticité des documents fournis par les administrés- Seconder les élus dans les entretiens préalables au mariage ou pour les célébrations de mariages (présence une fois sur deux).- Etablissement des extraits d’actes Gestion funéraire (activité secondaire) – EN CAS D’ABSENCE DE RESPONSABLE CCAS/SERVICE a LA POPULATION- Contrôler et délivrer les diverses autorisations tant au service des pompes funèbres qu’aux agents chargés de la police des cimetières- Attribuer ou renouveler les concessions funéraires- Mise à jour permanente du fichier des cimetières- Reprise des concessions Affaires scolaires- Inscriptions scolaires et échange avec la direction de l’école, et le public des gens du voyage pour les cas d’itinérances Secrétariat du Maire- Aide auprès du service communication : photocopies, massicotage, aide à la diffusion finale, - Revue de presse (support papier et scan),- Bulletin municipal : courrier pour les insertions, scan des formats pour la mise en forme par le service communication,- Suivi du planning du Maire- Saisie des courriers du Maire et réponses aux invitations- Travaux de bureautique divers : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus, etc.)- Gestion de la boîte mail de la Mairie : dispatching vers les interlocuteurs concernés
Profil attendu
Compétences techniques :
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
- Connaître le droit des personnes (Etat Civil)
- Connaître la législation funéraire
- Connaître la réglementation électorale
- Connaître la commune et ses habitants
- Connaître le fonctionnement réglementaire d’un CCAS
- Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante (Pack Office, etc.)
Compétences relationnelles :
- Être organisée, rigoureuse et méthodique
- Être capable de gérer les priorités
- Être capable de filtrer et orienter les correspondants
- Etre capable de travailler en équipe et en autonomie
- Être disponible, à l’écoute (par exemple savoir accueillir avec amabilité les administrés) et capable de travailler avec de nombreux interlocuteurs
- Sens du contact, du dialogue et à contrario de réserve
- Sens du service public
- Faire preuve de polyvalence et d’adaptabilité
Informations complémentaires
Durée du contrat : 12 mois
CDD de remplacement.
le CV et la lettre de Motivation a envoyer au [email protected]
Cadre juridique
Art. L332-13 du code général de la fonction publique - Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Métier de référence
Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
Comprendre ce poste
Le chargé d'accueil en mairie est un pivot du fonctionnement administratif local. Il incarne le premier contact entre la commune et ses habitants, traitant quotidiennement une diversité de demandes : inscriptions électorales, affaires scolaires, gestion des salles, suivi du courrier. C'est un rôle de polyvalence où l'on doit naviguer entre plusieurs domaines du droit (état civil, réglementation électorale, aide sociale) tout en gérant simultanément les appels téléphoniques et les visiteurs. Le poste nécessite une connaissance progressively acquise du contexte local et des procédures municipales.
Le recrutement dans ce cadre
Ce recrutement en FPT, catégorie C, s'effectue par voie statutaire (concours ou examen professionnel selon le vivier ouvert). La catégorie C offre des perspectives d'évolution vers des postes d'assistant ou de responsable de service, particulièrement pour les candidats qui approfondissent leurs connaissances en droit administratif et en gestion communale.
Conseils pour candidater
- **Mettez en avant votre maîtrise administrative** : surlignez toute expérience antérieure en accueil public, gestion de standards, ou traitement administratif, même hors mairie ; démontrez familiarité avec Pack Office et la rigueur dans l'enregistrement de documents.
- **Étudiez les fondamentaux locaux** : avant le concours, consultez les sites des collectivités pour comprendre les compétences des communes ; maîtrisez les grandes lignes de l'état civil, du droit électoral et du fonctionnement des CCAS.
- **Appuyez votre dossier sur les soft skills critiques** : capacité à gérer plusieurs interlocuteurs simultanément, écoute, fermeté diplomatique face aux demandes complexes, aptitude à s'organiser face à des tâches fragmentées.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. O045260723000964Fonction publique territoriale