Agent d'accueil EMAP
Accueil du public.
- Gestion administrative courante, courrier, réception, etc.
- Réception des appels téléphoniques et tenue d’un journal d’appel (prise de messages, rendez-vous, …).
- Gestion des mails courants (classement, renseignements, prise de rendez-vous, …).
- Gestion de la transmission de l’information aux élèves et parents d’élèves de l’ÉMAP (confirmation d’inscriptions, évènements, informations pratiques, modifications de planning, …).
- Réception et gestion des demandes administratives des élèves (attestation, devis, reçu, facture, carte d’élève, …).
- Enregistrement des inscriptions.
- Suivi des statistiques de fréquentation.
- Mise à jour des fiches d’inscription, listes d’élèves, gestion des coordonnées (RGPD).
- Suivi des fiches de relevé de présence.
- Gestion des mailings (courriel et postaux, mise sous pli, expédition...).
Compétences attendues
Agent d'accueil EMAPAccueil du public.- Gestion administrative courante, courrier, réception, etc. - Réception des appels téléphoniques et tenue d’un journal d’appel (prise de messages, rendez-vous, …). - Gestion des mails courants (classement, renseignements, prise de rendez-vous, …). - Gestion de la transmission de l’information aux élèves et parents d’élèves de l’ÉMAP (confirmation d’inscriptions, évènements, informations pratiques, modifications de planning, …). - Réception et gestion des demandes administratives des élèves (attestation, devis, reçu, facture, carte d’élève, …). - Enregistrement des inscriptions. - Suivi des statistiques de fréquentation. - Mise à jour des fiches d’inscription, listes d’élèves, gestion des coordonnées (RGPD). - Suivi des fiches de relevé de présence.- Gestion des mailings (courriel et postaux, mise sous pli, expédition...).
Profil attendu
-Expérience en accueil et secrétariat.
-Maîtrise des logiciels et outils de bureautique (Office).
Conditions d'exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre candidature à Monsieur Le Maire
- lettre de motivation,
- CV actualisé
- Si vous êtes fonctionnaire votre dernier arrêté de situation administrative
- Si vous êtes lauréat.e d’un concours, votre inscription sur liste d’aptitude
- Le cas échéant, votre reconnaissance en qualité de travailleur handicapé
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Cadre juridique
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Métier de référence
Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
Comprendre ce poste
L'École municipale des arts plastiques (ÉMAP) de Mâcon est un service de la commune qui accueille des élèves et leurs familles dans le cadre de son enseignement artistique. Dans ce contexte, l'agent d'accueil constitue le premier point de contact entre le public et le service : il assure la réception physique et téléphonique, gère les échanges écrits et veille à la circulation de l'information. Son rôle contribue directement à la qualité du service rendu aux usagers et au bon fonctionnement administratif de l'établissement. Les missions s'articulent autour de la gestion des inscriptions, des demandes des élèves et du suivi administratif courant.
Le recrutement dans ce cadre
Le poste relève de la catégorie C de la fonction publique territoriale et est ouvert aux fonctionnaires titulaires comme aux agents contractuels, ce qui signifie que le recrutement peut emprunter la voie de la mutation ou du détachement pour les titulaires, ou celle du contrat pour les autres candidats. La catégorie C correspond à des fonctions d'exécution et d'application, et les perspectives d'évolution passent généralement par les concours internes ou les examens professionnels de la filière administrative.
Conseils pour candidater
Mettez en avant des exemples concrets de gestion d'accueil, en précisant le volume de flux traité, les outils utilisés et la diversité des publics accompagnés.
Démontrez votre aisance avec les outils bureautiques (Word, Excel, messagerie) en citant des réalisations précises, comme la tenue de tableaux de suivi ou de statistiques de fréquentation.
Soulignez votre connaissance des règles de confidentialité et du RGPD, sujet central pour la gestion des fiches d'inscription et des coordonnées des élèves.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.